•  
•  
•  
•  

0 Reacties Bewaren

Volgens het World Economic Forum komt er een orkaan van verandering op ons af. Voor bedrijven is het dan ook essentieel dat ze meebewegen, maar dat betekent wel dat je als organisatie heel flexibel moet zijn. En je medewerkers zullen heel anders gaan werken. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

De meeste bedrijven zijn niet gebouwd voor snelle veranderingen, stelt Roland Hameeteman, CEO van e-office. "Maar die orkaan is wel de realiteit waarin we leven. De complexiteit neemt toe en er zijn steeds meer uitzonderingen. Dus is het nodig dat je snelheid in je organisatie inbouwt en dat betekent dat je je bedrijf anders moet organiseren." Hameeteman betoogt dat de beslissingen die dagelijks moeten worden genomen niet allemaal meer langs het management kunnen. "Willen we omgaan met de toevloed van innovaties en bedreigingen die op ons afkomt is het de kunst om die beslisbevoegdheid en ook de bereidheid om snel te beslissen deels te verleggen van het management naar de werknemers."

Die beslisbevoegdheid zal dus veel meer naar de randen van de organisatie worden gebracht, want dáár vinden de veranderingen plaats. Een organisatie die dit goed voor elkaar heeft is wat Roland een Liquid Organisation noemt. Maar daarvoor is het wel van belang dat je de oude hiërarchische structuren durft loslaten, anders beweeg je gewoon te langzaam in deze turbulente tijd. Beslissingen moeten snel en op elk punt in de organisatie genomen kunnen worden. Om dat te realiseren is het weer nodig dat werknemers autonomer werken dan ooit. Iedereen wordt volgens Hameeteman zo een soort ondernemer binnen het bedrijf, al kan dat uiteraard niet zonder opleiding, begeleiding, redlines en ondersteunende technologie.

Routine en uitzonderingen

In traditionele organisaties gaat er veel tijd van werknemers verloren met routinematig en repeterend werk. Dat is voor veel mensen ook een soort comfort zone, waarin ze zich verbergen om de echte uitdagingen niet aan te pakken of uit te stellen. Daarom is de eerste stap, aldus Roland, dat je alles wegautomatiseert wat routinematig is. "Wat geen uitzondering is moet in de 'routine machine'. Dan hoeven werknemers zich daar tenminste niet meer mee bezig te houden." Willen werknemers goed kunnen beslissen, dan is een leeg hoofd een voorwaarde. Ze moeten zich kunnen focussen op de belangrijke zaken.

Denk dan bijvoorbeeld aan het automatiseren van schadeclaims bij een verzekeraar, waarbij AI een belangrijke rol speelt. "We hebben zoiets gebouwd voor een klant, waarbij de claims automatisch worden gelezen en vervolgens met behulp van Watson van IBM wordt bepaald of iets een uitzondering is of niet. Als het een standaardclaim is, wordt direct de afhandeling in werking gezet en uitbetaald. Klanten worden zo sneller geholpen en tegelijk kunnen je medewerkers zich concentreren op de uitzonderingen waar een oplossing voor gevonden moet worden."

Virtuele teams

Als je de routinematige problemen er met de 'routine machine' uitfiltert, dan blijven dus alleen de uitzonderingen over. En die kunnen het best daar worden opgelost waar ze binnenkomen, zodat de snelheid er in blijft. Dat is precies wat Roland Hameeteman bedoelt met de besliscapaciteit naar de randen van de organisatie brengen. Maar voor het behandelen van die uitzonderingen is mogelijk meer expertise nodig dan bij één persoon aanwezig is. Daarom is het verstandig om gebruik te gaan maken van virtuele teams, stelt hij. "Iedereen moet toegang krijgen tot de expertise die nodig is om de uitzonderingen op te lossen. Iedereen moet dus ook direct weten waar ze specialisten kunnen vinden en de mogelijkheid krijgen om virtuele teams samen te stellen." Zo kun je snel de benodigde expertise binnen het bedrijf bundelen. "Maar de specialisten kunnen ook van buiten de organisatie komen. Want uiteindelijk gaat het erom ingewikkelde vraagstukken op te lossen en het boeit niet waar die de benodigde expertise vandaan komt", stelt Hameeteman.

Praktisch gezien zal er, als er zich een probleem voordoet, gekeken worden wie daarvoor aangehaakt moet worden. "Wie is beschikbaar met de juiste expertise, skills en ervaring. Die brengen we bij elkaar in een virtuele ruimte. Eerst gaat dat nog handmatig, want iedereen kent wel iemand. Maar uiteindelijk zal ook daar AI een belangrijke rol gaan spelen."

Goed georganiseerde werknemers

Zo gaan mensen virtueel samenwerken. Maar daarvoor is een technisch platform niet voldoende. Ook de werkwijze van mensen zal veranderen. Vaak ontbreekt het namelijk aan afspraken om virtueel samen te werken. Bovendien heeft de medewerker van nu veel moeite om zichzelf te organiseren, aldus Hameeteman. Het is erg inefficiënt en onwenselijk wanneer medewerkers dagelijks veel tijd kwijt zijn met zichzelf organiseren. Wanneer we van medewerkers verwachten dat zij zich volledig kunnen richten op het oplossen van complexe vraagstukken, dan moeten we ze helpen met zichzelf te organiseren.

"De basis van een Liquid Organisation bestaat uit goed georganiseerde medewerkers." Dat betekent volgens Roland dat de opleiding en ondersteuning van medewerkers de hoogste prioriteit moet krijgen zodat zij autonoom zoveel mogelijk goede beslissingen en acties kunnen uitvoeren. "Zo zorg je ervoor dat je mensen goed georganiseerd zijn, met als doel dat ze hun hoofd leegmaken en dat ze gefocust zijn op de zaken waar het echt om draait, de uitzonderingen. Alleen dan kun je je goed aanpassen aan de veranderende omstandigheden."

Roland Hameeteman CEO van e-office en schrijver van diverse boeken, zoals Yellow&Blue, De kracht van mensen en Het klein receptenboek van het nieuwe werken.